Abbiamo avuto il piacere di confrontarci con il dott. Tiziano Caprara, primo odontoiatra accreditato in Italia del progetto Ecodentistry e Verdenti, relatore a convegni nazionali ed esteri e autore di Dentista Zen®, non solo un libro, ma un vero e proprio approccio per imparare l’arte del “gestire uno studio dentistico ed essere felici”.

1. Come conciliare nella gestione dello studio aspetti complessi e “stressanti” come l’organizzazione interna, il personale, i costi elevati e l’elevata burocrazia con una visione da “Dentista Zen®” e quali benefici può portare?

La visione del Dentista Zen® si concentra sul concetto di serenità. Come sappiamo, la serenità è un obiettivo comune, che portiamo avanti personalmente e professionalmente, anche quando facciamo riferimento a un ambiente come uno studio dentistico.

Cosa intendo? Quello dello studio dentistico è un ambiente frenetico, in cui il titolare spesso deve gestire tempi ridotti e urgenze, che complicano e aggravano il peso della normale attività e dei costi dello studio. Le fonti di stress sono numerose e sempre in aumento: pensiamo alle difficoltà di delega, alle incombenze burocratiche che introducono a loro volta nuove urgenze, il timore di cadere in una inadempienza e di mettere così a rischio l’intero studio. Come può lavorare serenamente, in un ambiente di questo tipo, un dentista?

Tramite Dentista Zen® l’obiettivo è proprio quello di consentire al titolare di essere sereno. Come? Concentrandosi “solamente” sul suo lavoro in senso stretto e non “distraendosi” con preoccupazioni che non gli competono dal punto di vista professionale. Solo se lavora serenamente, può trasmettere la stessa serenità ai suoi collaboratori, al personale e al paziente.

“Il dentista deve fare solo il dentista”, non il segretario dell’assistente perché incapace di delegare, non deve pensare al paziente che non paga, né ad essere in regola con il GDPR per paura di prendere una salatissima multa o con il DVR per timore che sia in scadenza. Il dentista non può nemmeno pensar di vivere con la costante preoccupazione di non essere a norma con le radiazioni ionizzanti. Al contrario, deve pensare esclusivamente a svolgere il suo lavoro nel migliore dei modi, trasmettendo serenità al paziente. E come può trasmetterla se non è lui il primo ad averla?

2. Nel suo ultimo libro, Il Dentista Zen®, parla di un concetto molto importante nel lavoro e nella vita, l’IKIGAI. Ci può riassumere questo concetto e come si applica all’ambito odontoiatrico?

IKIGAI significa in giapponese “lo scopo etico della vita”. Qual è il nostro IKIGAI? Può essere la ricerca della serenità, la felicità nostra e degli altri.

Cosa intendo quando associo l’IKIGAI alla ricerca della serenità del titolare, quindi del personale, infine del paziente? Come si può concretizzare questo concetto?

Innanzitutto, si può iniziare a condividere concetti, pensieri, risultati con il personale ausiliare. Le riunioni periodiche, in questo senso, sono ottimi veicoli comunicativi, perché ci consentono di esprimerci e di renderci più efficienti. E si tratta di un’efficienza che non si ferma al mero concetto di fatturato, ma che va intesa in senso più ampio: infatti un ambiente efficiente, con personale efficiente, lavora meglio ed è più sereno. In una riunione possiamo concentrarci su ciò che crea valore agli occhi del paziente, quindi soffermarci non solo sul protocollo (ad esempio la telefonata al paziente), ma sull’obiettivo del protocollo (fissare l’appuntamento al paziente, non solo telefonargli). In questo modo il mondo del dentista incontra quello del personale nel modo più efficace possibile.

Prendiamo, ad esempio, la burocrazia: ha sicuramente un valore importante quando si parla di studio dentistico, ma questo valore non è direttamente percepito dal paziente. Questo significa che il dentista non dovrebbe soffermarsi su questi aspetti, perché inficiano la sua serenità (e quindi quella del paziente) senza apportare un valore finale concreto. Per questo, dovrebbe delegare a persone competenti – come te, Fabienne – e a società come la BTL che sono profondamente aggiornate e attente a questi aspetti e che si rivelano veri e propri partner dei dentisti. Togliere il peso di queste incombenze al dentista significa lasciarlo libero di concentrarsi su ciò che apporta un reale valore finale e far sì che lavori serenamente.

Si crea un circolo virtuoso, in cui l’efficienza porta serenità e la serenità porta efficienza. Questo è proprio il circolo che si crea intorno a Dentista Zen® ed è l’esatto opposto del circolo in cui l’inefficienza causa spreco di denaro, di tempo e di relazioni.

3. Da un nostro sondaggio effettuato con le Assistenti di Studio Odontoiatrico (ASO) sugli aspetti più importanti per loro in ambito lavorativo, è emerso che la priorità non è lo stipendio ma sono altri aspetti come: Lavorare in un ambiente sereno – Lavorare in un team affiatato e stimolante – Prospettive di crescita reali all’interno dello studio. Cosa ne pensa?

Devo dire che in risposta ad una domanda simile anche i dentisti mettono al primo posto la serenità.

Siamo d’accordo che tutti, ASO e dentisti, desiderano lavorare in uno studio efficiente e sereno. Ciò significa che il dentista deve formarsi per organizzare delle riunioni che siano veramente efficaci e motivanti, per puntare a uno studio che migliori continuamente.

L’automiglioramento dello studio, il cosiddetto Dental Kaizen, concetto illustrato in Dentista Zen® e argomento dei nostri prossimi corsi; è un piano di automiglioramento dello studio ad opera del personale ausiliare, che contrasta quel naturale degrado che avviene nell’organizzazione in assenza di miglioramento continuo. Esistono vari strumenti che sono di supporto al miglioramento e al mantenimento dello studio.

4. Quali strumenti organizzativi e gestionali deve utilizzare l’odontoiatra per migliorare questi aspetti?

Parlando del futuro, diciamo dal 2025 in poi, cambieranno i numeri della domanda e dell’offerta, e sarà indispensabile avere degli strumenti come:

• Un buon software gestionale che fornisca dati corretti e esaustivi in modo da diventare un nostro “consulente gestionale personale”
• Un bravo commercialista che ci aiuti nella protezione dei nostri beni
• Del personale ausiliare “mentedopera”che collabori attivamente nella gestione e nell’organizzazione dello studio
• Una azienda capace che si possa fare carico delle incombenze burocratiche dei uno studio

Ringraziamo il Dott. Caprara per essersi reso disponibile a condividere con noi di BTL queste riflessioni. Ti invitiamo a visitare il sito www.dentistazen.com o a prendere contatto tramite WhatsApp per saperne di più sui corsi disponibili al numero 3899225075.